Un aggiornamento del gestionale, una voce nuova nel menu, un pulsante che riassume. La domanda che nasce subito è se quel pulsante manda i dati fuori, e la risposta non si legge nella schermata: si legge nel contratto, e a volte non si legge nemmeno lì.
Queste sono le dieci domande che danno una risposta utile, con la nota su che cosa vuol dire ogni risposta.
1. Dove gira il modello
È la domanda che decide tutte le altre. «Sul vostro server», «sul nostro data center in Europa», «su un’API di un fornitore terzo» sono tre situazioni diverse. Solo la prima non comporta nessuna comunicazione di dati verso l’esterno; la terza ne comporta due, verso il fornitore del gestionale e verso il fornitore del modello.
2. Chi è il fornitore del modello, con il nome
«Un modello di ultima generazione» non è una risposta. Serve il nome della società, perché da lì dipendono la sede, il regime dei trasferimenti e le condizioni contrattuali. Un sub-responsabile senza nome è un sub-responsabile su cui non potete fare nessuna verifica.
3. Quanto conservano le richieste, e dove
Molti fornitori conservano le richieste per un periodo dichiarato, per motivi di abuso o di supporto. Il numero conta: trenta giorni su un server europeo è un rischio; conservazione indefinita su un server extraeuropeo è un altro discorso. Il numero va chiesto per iscritto.
4. I dati vengono usati per addestrare
La risposta deve essere no, e deve stare nel contratto e non in una pagina di marketing. Vale anche per il fornitore del modello, non solo per quello del gestionale: le condizioni delle offerte per aziende sono spesso diverse da quelle delle versioni gratuite, ed è la differenza che qui conta.
5. C’è un accordo sul trattamento, e che cosa dice
L’articolo 28 del GDPRsi apre in una scheda nuova chiede un contratto scritto fra titolare e responsabile, con l’oggetto, la durata, la natura e la finalità del trattamento, i tipi di dati, le categorie di interessati e gli obblighi del responsabile. Se il fornitore non ce l’ha, il problema non è l’AI: è che quel rapporto era già irregolare prima.
6. I dati escono dall’Unione europea
Se sì, serve sapere con quale strumento del capo V: una decisione di adeguatezza, le clausole contrattuali tipo, o niente. «Niente» è una risposta che capita, e di solito arriva sotto forma di silenzio.
7. Che cosa succede al fascicolo antiriciclaggio
È la domanda specifica di uno studio notarile, e va fatta a parte perché i sistemi tendono a trattare tutte le cartelle allo stesso modo. I dati raccolti per l’adeguata verifica hanno una finalità vincolata e un divieto di comunicazione che non ha eccezioni per i fornitori: perché quel fascicolo è un caso a parte è scritto in un articolo suo.
8. Che cosa succede il giorno in cui smettete
È la domanda che non fa nessuno perché riguarda un momento che non si immagina mentre si firma, e produce le risposte più istruttive. Se lo studio cambia gestionale, o se il fornitore chiude la funzione, che fine fanno i documenti che gli sono passati e le elaborazioni che ne ha ricavato? Entro quanto tempo vengono cancellati, e la cancellazione è certificata o dichiarata? Le copie di sicurezza rientrano in quel termine o hanno un ciclo loro?
L’ultima è la sotto-domanda che vale tutte le altre: quasi ogni contratto prevede la cancellazione dei dati entro trenta giorni dalla cessazione, e quasi ogni sistema tiene copie di sicurezza per novanta. Le due frasi convivono nello stesso documento, e la seconda è quella vera.
9. Chi risponde se l’assistente sbaglia
La risposta contrattuale la conoscete già, ed è che risponde chi firma l’atto: nessun fornitore si prende la responsabilità del contenuto di un parere, e sarebbe folle il contrario. La domanda utile è un’altra e sta nella clausola accanto: qual è il limite di responsabilità per i danni che derivano da una violazione dei dati, ed è espresso in che modo?
Un tetto pari ai canoni degli ultimi dodici mesi è la formula più diffusa, e su un abbonamento da qualche centinaio di euro l’anno descrive una copertura che non copre niente. Non è una ragione per non firmare: è una ragione per sapere che il rischio, di fatto, resta interamente allo studio, e quindi per decidere in base a questo quali documenti quel servizio può vedere.
10. Si può spegnere per una pratica sola
L’ultima è la più pratica, e distingue uno strumento pensato per uno studio da uno adattato a uno studio. Esiste un modo di dire «su questa pratica no»? Il pulsante «riassumi» si può disattivare per un fascicolo, per una categoria di documenti, per un cliente che vi ha chiesto di non usare quegli strumenti sulla sua posizione?
Serve in tre casi che si presentano tutti: il fascicolo antiriciclaggio, per cui la risposta è sempre no; il cliente che ha esercitato la facoltà che gli avete riconosciuto nell’informativa; e la pratica delicata su cui decidete voi. Se l’unica granularità disponibile è «acceso per tutto lo studio» oppure «spento per tutto lo studio», la scelta che vi resta è più grossolana di quella che vi serve.
La risposta che chiude il discorso
C’è una configurazione in cui quasi tutte queste domande smettono di essere urgenti, ed è quella in cui il documento non esce affatto: il modello gira sul computer dello studio, e quello che eventualmente esce è un testo già sostituito, deciso da chi lavora.
È come è fatta Omissia, e non è una posizione di principio: è che con questa configurazione le risposte alle domande da uno a sei, e quella all’ottava, non dipendono più da nessun contratto. Dipendono da dove sta il file, che è una cosa che potete guardare.