La prima risposta di uno studio al problema è sempre la stessa, ed è ragionevole: prima di incollare, si tolgono i nomi a mano. Non serve comprare niente, si fa subito, e sulla carta chiude la questione. Vale la pena fare il conto di quanto costa davvero, perché il conto lo si scopre dopo.
Venti minuti, e non sono venti minuti
Su una comparsa di quaranta pagine, la sostituzione manuale è una serie di «trova e sostituisci» ripetuti per ogni nome, ogni codice fiscale, ogni indirizzo, ogni importo, ogni data che identifica. Poi c’è la rilettura per i valori che comparivano in una forma diversa («Rossi», «Mario Rossi», «il sig. Rossi», «R.M.») e quella per i valori dentro le tabelle e le note.
Chiamiamoli venti minuti, che è la stima ottimista. Il costo non è quello: è che i venti minuti vanno spesi prima di ottenere il risultato, cioè nel momento in cui il risparmio promesso dallo strumento non si è ancora visto. È la ragione per cui la regola salta, e salta sempre di sera.
Il conto in euro, fatto per davvero
Venti minuti detti così non spaventano nessuno. Diventano un’altra cosa quando si moltiplicano, ed è un conto che ogni studio può rifare con i propri numeri in trenta secondi.
Prendete quante volte alla settimana qualcuno nello studio darebbe un documento a un modello se potesse farlo tranquillamente: in uno studio di tre persone sono facilmente cinque o sei volte, perché le occasioni sono un riassunto, un confronto fra due versioni, una scaletta, una traduzione, una ricerca. Cinque volte per venti minuti fanno un’ora e quaranta a settimana, cioè circa settanta ore l’anno. A una tariffa oraria prudente sono migliaia di euro di tempo professionale spesi a fare «trova e sostituisci».
Il numero però non è la parte interessante, perché quelle settanta ore non si spendono: si evitano. Nessuno fa cinque volte a settimana venti minuti di ripulitura manuale: dopo la seconda si smette di usare lo strumento, oppure si smette di ripulire. Il costo vero dell’anonimizzazione a mano non è il tempo che porta via, è l’uso che impedisce e la scorciatoia che rende inevitabile.
Il valore che resta è quello che nessuno cerca
La sostituzione manuale sbaglia in un modo caratteristico: prende i nomi e lascia il resto. Restano i numeri di ruolo, che identificano un procedimento in un colpo solo. Restano gli IBAN, che identificano una persona senza bisogno di nessun ragionamento. Restano i dati catastali. Restano le date di nascita, che insieme al comune bastano a ricostruire un codice fiscale.
E resta il file, che è la parte che non si guarda mai: l’autore nei metadati, il percorso della cartella, le revisioni di un .docx, il livello di testo sotto una scansione. Che cosa continui a identificare un documento dopo che i nomi sono spariti sta nell’articolo sui metadati.
La regola dello studio dura quanto la sua comodità
Una policy sull’uso dell’intelligenza artificiale vale finché seguirla costa meno che aggirarla. Se anonimizzare a mano vuol dire venti minuti e un file in più da tenere in giro, il praticante alle nove di sera, con il deposito di domani, incolla e basta. Non per leggerezza: perché la regola gli chiede di rinunciare all’unica cosa che gli fa finire in tempo.
E questa è la parte che riguarda il titolare dello studio, non lui: il titolare del trattamento è lo studio, e le persone autorizzate al trattamento vanno istruite (articolo 29 del GDPRsi apre in una scheda nuova). «Avevo detto di non farlo» è una frase che descrive un’istruzione, non una misura.
La differenza fra le due parole conta più di quanto sembri, perché l’articolo 32 chiede misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, e le due aggettivazioni non sono intercambiabili. Una regola scritta è una misura organizzativa, ed è necessaria; ma una misura organizzativa che chiede alle persone di essere più lente ogni volta è una misura che si consuma da sola. Una misura tecnica che rende la strada conforme anche la più rapida non ha bisogno di essere ricordata a nessuno: è quello che succede quando la ripulitura passa da venti minuti a trenta secondi. La regola scritta serve lo stesso: serve a dire che cosa si fa quando lo strumento non c’è.
E il conto dell’errore, quando l’errore esce
C’è una seconda colonna nel conto, e la si vede solo quando qualcosa va storto. Un codice fiscale sfuggito in un servizio esterno non è un refuso: è una comunicazione di dati personali a un destinatario che non aveva titolo, e la definizione di violazione dell’articolo 4, punto 12 del GDPR comprende esattamente questo.
Da lì la sequenza è scritta e ha dei tempi. Si valuta il rischio per i diritti degli interessati; se il rischio non è improbabile, si notifica all’autorità di controllo entro settantadue ore(articolo 33); se il rischio è elevato, si informano anche le persone coinvolte (articolo 34). Quest’ultimo passaggio è quello che pesa: la persona da informare è il cliente, e la comunicazione da mandargli dice che il suo atto è stato mandato a una società terza per farne un riassunto.
Accanto ci sono le sanzioni dell’articolo 83, il procedimento disciplinare dell’ordine, che parte anche senza querela, e l’eventuale richiesta di risarcimento. Nessuna di queste voci compare nel preventivo dei venti minuti, e tutte e tre insieme costano più della differenza fra fare a mano e non farlo.
La strada automatica, e il modo in cui si paga
Uno strumento che fa il lavoro in trenta secondi cambia la sostanza della regola, perché la strada conforme diventa anche la più comoda. La condizione è che il conto non torni a pesare da un’altra parte: se lo strumento si paga a pagina, ogni fascicolo grosso riapre la stessa domanda, e per un fascicolo di trecento pagine la risposta razionale torna a essere «faccio a mano le prime dieci».
È il motivo per cui Omissia si paga per postazione e non per pagina, con le pagine che servono. Il lavoro avviene sul computer dello studio, ogni valore trovato si vede prima di essere sostituito, e i valori con un codice di controllo (codice fiscale, partita IVA, IBAN) vengono verificati e non indovinati.