Nella scelta di uno strumento si guardano le funzioni, il prezzo e l’interfaccia. La domanda che viene prima di tutte e tre, e che raramente compare nella pagina del prodotto, è dove gira: sul computer di chi lavora, o su un server di qualcun altro.
Che cosa cambia, in concreto
Se il programma gira in locale, il documento non viene comunicato a nessuno. Non c’è un destinatario da scrivere nel registro dei trattamenti, non c’è un responsabile da nominare, non c’è un trasferimento da giustificare. Lo strumento è come il gestionale installato in ufficio: tratta i dati, ma li tratta dentro il perimetro di chi li ha già.
Se gira in cloud, ogni documento è una comunicazione a un terzo. Da quel momento servono l’accordo dell’articolo 28si apre in una scheda nuova, la riga del registro, la valutazione sul trasferimento se il fornitore sta fuori dall’Unione, e la capacità di rispondere a un cliente che chiede dove sono finiti i suoi atti.
Non è che il cloud sia vietato. È che il cloud sposta il problema da una scelta tecnica a una serie di adempimenti, e ognuno di quegli adempimenti va tenuto vivo nel tempo.
Il costo nascosto delle due strade
Il cloud costa meno da costruire e più da spiegare. Ogni volta che il fornitore cambia sub-responsabile, data center o condizioni d’uso, qualcosa che avete scritto smette di essere vero, e quel qualcosa è un documento vostro.
Il locale costa più da costruire (un modello che gira su un portatile è un problema di ingegneria vero) e quasi niente da spiegare, perché la frase «i documenti non escono» non ha manutenzione.
Il caso di mezzo che sembra locale e non lo è
Fra le due strade ce n’è una terza che si presenta come la prima e si comporta come la seconda: l’applicazione installata sul computer che, ogni volta che deve fare qualcosa, manda il testo a un server. Tecnicamente è software installato; dal punto di vista dei dati è cloud con un’icona sul desktop.
Distinguerla non richiede competenze, perché lascia tre tracce. La prima è il peso dello scaricamento: un modello che gira davvero sulla macchina è un file, e i file dei modelli pesano gigabyte. Un programma che si installa in venti megabyte e dichiara di ragionare da solo sta ragionando da un’altra parte. La seconda è l’accesso: se per usarlo bisogna registrarsi e restare collegati, qualcuno sta contando le richieste, e per contarle deve riceverle. La terza è la prova che vale più delle altre due: si stacca la rete e si prova a lavorare.
Vale la pena aggiungere che non c’è niente di disonesto nel secondo modello, finché è dichiarato. La cosa da non accettare è la parola «locale» usata per dire «installato»: sono due affermazioni su due cose diverse, e solo una delle due risponde alla domanda del cliente su dove sono finiti i suoi atti.
Che macchina serve, in pratica
L’obiezione ragionevole al locale è sempre la stessa: serve un computer che non abbiamo. La risposta dipende interamente da quale lavoro si vuole fare sulla macchina, e i due lavori hanno taglie molto diverse.
Riconoscere in un documento italiano un nome, un codice fiscale, un IBAN e un identificativo catastale è un compito ristretto: si fa con un modello piccolo, aiutato dagli algoritmi di controllo per i valori che ce l’hanno, e gira sul portatile che c’è già in studio. È anche il compito che deve stare in locale, perché è quello che vede il documento in chiaro. Ragionare su sessanta pagine è un compito largo: chiede un modello grande, e un modello grande chiede memoria che una macchina da ufficio non ha.
Da qui viene la ragione tecnica, non ideologica, della configurazione mista: si mette in locale la parte piccola che ha bisogno dei dati veri, e si lascia fuori la parte grande, che sul testo sostituito non ha più bisogno di sapere di chi si parla. È il contrario di un compromesso: è mettere ogni lavoro dove costa meno.
Le domande che restano anche in locale
Girare in locale non risolve tutto, e le domande che restano sono tre. Il programma manda telemetria? Un client che invia statistiche d’uso apre un canale, e su un prodotto che promette il contrario è la smentita più rapida. Dove tiene i suoi dati intermedi, e sono cifrati? Un dizionario di corrispondenze in chiaro in una cartella temporanea è un archivio di dati personali. E funziona davvero senza rete, o «locale» vuol dire solo che l’interfaccia è installata?
La terza si verifica in trenta secondi: si stacca la rete e si prova. È la prova più onesta che esista su questa categoria di prodotti.
La configurazione mista, e perché ha senso
La strada che uno studio finisce per prendere quasi sempre è mista, e non è un compromesso: l’analisi e la sostituzione avvengono in locale, e in cloud va soltanto il testo già pseudonimizzato, verso il modello grande che serve per il ragionamento vero.
Funziona perché separa due lavori diversi. Riconoscere un codice fiscale e un nome in un documento italiano è un lavoro piccolo, che un modello piccolo fa bene sul posto; ragionare su sessanta pagine è un lavoro grande, che ha bisogno di un modello grande e che, sul testo sostituito, non riguarda più nessuno.
È come è fatta Omissia. Che cosa si ricorda un modello di quello che riceve sta nell’altro articolo; il funzionamento, passo per passo, in Come funziona.